[Sugester V2](https://pomoc.sugester2.pl.md) / [Email](https://pomoc.sugester2.pl/email.md)

# [Moduł Mail – zarządzanie wiadomościami email](https://pomoc.sugester2.pl/mail-HpbEYEaQ.md)

<div style="font-family: Arial, sans-serif; line-height: 1.6;">
    <h4 style="font-size: 1.5em; margin-bottom: 0.5em;">Moduł Maile</h4>

    <div style="background: #f5f5f5; padding: 15px; border-radius: 8px; margin-bottom: 20px;">
        <strong>W tym artykule:</strong>
        <ul style="margin: 10px 0 0 0; padding-left: 20px;">
            <li><a href="#email">E-mail</a> – odbieranie i wysyłanie wiadomości</li>
            <li><a href="#widoki">Widoki skrzynki</a> – inbox, nieprzypisane, wysłane i inne</li>
            <li><a href="#akcje">Akcje na wiadomościach</a> – przypisywanie, archiwizacja, spam</li>
            <li><a href="#snooze">Odkładanie na później</a> – funkcja snooze</li>
            <li><a href="#watki">Wątki emaili</a> – grupowanie konwersacji</li>
            <li><a href="#notatki">Notatki wewnętrzne</a> – komentarze niewidoczne dla klienta</li>
            <li><a href="#skrzynki">Skrzynki e-mailowe</a> – konfiguracja skrzynek</li>
            <li><a href="#szablony">Szablony</a> – gotowe wzory odpowiedzi</li>
            <li><a href="#foldery">Foldery</a> – organizacja wiadomości</li>
            <li><a href="#filtry">Filtry</a> – automatyczne sortowanie</li>
            <li><a href="#crm">Powiązania z CRM</a> – integracja z klientami i zadaniami</li>
            <li><a href="#zaplanowane">Zaplanowane wysyłanie</a> – wysyłka o określonej godzinie</li>
            <li><a href="#udostepnianie">Udostępnianie</a> – publiczne linki do emaili</li>
            <li><a href="#funkcje">Przydatne funkcje</a> – skróty i podpowiedzi</li>
        </ul>
    </div>

<img src="https://s3.eu-west-1.amazonaws.com/attachments.intum.net/31076/cms/assets/mail-01-inbox.png" alt="Skrzynka mailowa" style="max-width: 100%; margin-bottom: 20px;">
    <p>
        W module <strong>E-Mail</strong> przechodzimy do obszaru związanego z zarządzaniem wiadomościami, skrzynkami mailowymi, szablonami maili, folderami oraz filtrami wiadomości. 
        Dzięki temu wszystkie wiadomości mailowe, jakie trafiają do firmy, są kierowane do odpowiednich osób lub zespołów i przypisywane do danego klienta. 
        Moduł ten ułatwia organizację komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, dzięki czemu proces obsługi klienta staje się bardziej przejrzysty i efektywny.
    </p>

    <p>
        W module <strong>Mail</strong> zarządzamy poszczególnymi elementami:
    </p>

    <h4 id="email">E-mail</h4>
    <p>
        Opcje związane z odbieraniem, wysyłaniem i oznaczaniem wiadomości przychodzących bezpośrednio do danego pracownika lub do grupy osób zajmujących się tym samym zagadnieniem. 
        Dzięki integracji z CRM, każda wiadomość może być przypisana do odpowiedniego klienta, co ułatwia śledzenie historii komunikacji. 
    </p>

    <h4 id="widoki">Widoki skrzynki</h4>
    <p>System oferuje kilka predefiniowanych widoków ułatwiających organizację pracy:</p>
    <ul>
        <li><strong>Inbox (Skrzynka odbiorcza)</strong> – wiadomości przypisane do Ciebie, nieozarciwizowane</li>
        <li><strong>Nieprzypisane</strong> – wiadomości bez osoby odpowiedzialnej, czekające na przydzielenie</li>
        <li><strong>Wysłane</strong> – wiadomości wysłane przez Ciebie</li>
        <li><strong>Robocze</strong> – zapisane szkice wiadomości (autosave przy każdej zmianie)</li>
        <li><strong>Odłożone (Snoozed)</strong> – wiadomości odłożone na później</li>
        <li><strong>Zaplanowane</strong> – wiadomości zaplanowane do wysłania w przyszłości</li>
        <li><strong>Spam</strong> – wiadomości oznaczone jako spam</li>
        <li><strong>Usunięte</strong> – wiadomości w koszu (możliwość przywrócenia)</li>
        <li><strong>Archiwum</strong> – zarchiwizowane wiadomości</li>
    </ul>

    <h4 id="akcje">Akcje na wiadomościach</h4>
    <p>Na pojedynczych wiadomościach lub zaznaczonych grupach można wykonać następujące akcje:</p>
    <ul>
        <li><strong>Przypisz</strong> – przypisanie do użytkownika, grupy lub zespołu</li>
        <li><strong>Archiwizuj / Przywróć</strong> – przeniesienie do archiwum lub przywrócenie</li>
        <li><strong>Oznacz jako spam / Nie spam</strong> – automatycznie tworzy filtr blokujący nadawcę</li>
        <li><strong>Usuń / Przywróć</strong> – przeniesienie do kosza (soft delete) z możliwością odzyskania</li>
        <li><strong>Przeczytane / Nieprzeczytane</strong> – zmiana statusu odczytania</li>
        <li><strong>Przenieś do folderu</strong> – organizacja w niestandardowych folderach</li>
        <li><strong>Zmień status</strong> – przypisanie statusu (np. "Do odpowiedzi", "Oczekuje")</li>
        <li><strong>Dodaj tag</strong> – etykietowanie wiadomości</li>
        <li><strong>Zmień priorytet</strong> – ustawienie ważności wiadomości</li>
        <li><strong>Zmień klienta</strong> – przypisanie do innego kontaktu/firmy w CRM</li>
    </ul>
    <p><em>Wskazówka: Zaznacz wiele wiadomości checkboxami, aby wykonać akcję masową na wszystkich naraz.</em></p>

    <h4 id="snooze">Odkładanie na później (Snooze)</h4>
    <p>
        Funkcja <strong>Snooze</strong> pozwala odłożyć wiadomość na określony czas. Email znika z głównego widoku i pojawia się ponownie w wybranym momencie – np. za godzinę, jutro rano, za tydzień.
    </p>
    <p>
        Jest to przydatne gdy: otrzymujesz wiadomość, na którą nie możesz teraz odpowiedzieć, chcesz przypomnieć sobie o sprawie w konkretnym terminie, lub potrzebujesz "wyczyścić" inbox bez archiwizowania ważnych spraw.
    </p>

    <h4 id="watki">Wątki emaili</h4>
    <p>
        System automatycznie grupuje powiązane wiadomości w wątki (konwersacje). Dzięki temu cała historia wymiany maili z daną osobą jest widoczna w jednym miejscu.
    </p>
    <ul>
        <li>Odpowiedzi są automatycznie dołączane do wątku na podstawie nagłówków References/In-Reply-To</li>
        <li>Można oddzielić pojedynczą wiadomość z wątku (np. przenieść do spamu bez wpływu na resztę)</li>
        <li>Akcje "Usuń wątek" i "Przywróć wątek" działają na całą konwersację</li>
        <li>Licznik pokazuje ile wiadomości jest w wątku</li>
    </ul>

    <h4 id="notatki">Notatki wewnętrzne</h4>
    <p>
        Do każdego emaila można dodać <strong>notatki wewnętrzne</strong> – komentarze widoczne tylko dla zespołu, niewidoczne dla klienta.
    </p>
    <p>
        Notatki są przydatne do: przekazywania informacji między pracownikami, dokumentowania ustaleń telefonicznych, dodawania kontekstu do sprawy. Obsługują formatowanie HTML i załączniki.
    </p>

    <h4 id="skrzynki">Skrzynki e-mailowe</h4>
    <p>
        Za pomocą opcji znajdujących się w skrzynkach mailowych możemy przypisać daną skrzynkę do osoby lub do grupy osób, które będą ją obsługiwać. 
        W ramach skrzynki możemy zdefiniować również opis i stopkę, która będzie dodawana automatycznie podczas wysyłania wiadomości. 
    </p>
    <p>Każda skrzynka może mieć:</p>
    <ul>
        <li><strong>Stopkę</strong> – automatycznie dodawana do wysyłanych wiadomości</li>
        <li><strong>Autoresponder</strong> – automatyczna odpowiedź na przychodzące wiadomości</li>
        <li><strong>Domyślnego odbiorcę</strong> – osobę lub zespół odpowiedzialny za nowe wiadomości</li>
        <li><strong>Integrację z dostawcą</strong> – EmailLabs, SendGrid, Amazon SES lub własny SMTP</li>
    </ul>

    <h4 id="szablony">Szablony</h4>
    <p>
        W ramach usprawnienia odpowiadania na wiadomości dotyczących tego samego tematu lub pomagając nowym pracownikom w odpowiadaniu na otrzymane maile, dodaliśmy opcje tworzenia szablonów wiadomości mailowych. 
        Szablony pozwalają na zachowanie spójności w komunikacji i oszczędzają czas podczas obsługi powtarzalnych zapytań. 
    </p>
    <p>
        Szablony obsługują <strong>zmienne Liquid</strong> – możesz wstawić imię klienta, numer sprawy, datę i inne dane, które zostaną automatycznie uzupełnione przy użyciu szablonu.
    </p>

    <h4 id="foldery">Foldery</h4>
    <p>
        Dzięki opcjom związanym z folderami możemy posegregować otrzymywane wiadomości według własnego uznania, sposobu pracy i branży. 
        Foldery pozwalają na tworzenie struktury dostosowanej do indywidualnych potrzeb użytkownika, co zwiększa efektywność pracy. 
        Moduł pozwala także na współdzielenie folderów w ramach zespołu, co wspiera współpracę między pracownikami.
    </p>

    <h4 id="filtry">Filtry</h4>
    <p>
        Za pomocą filtrów możemy określić warunki segregowania wiadomości mailowych, dzięki czemu ważne maile zostaną oznaczone w odpowiedni sposób, a treści niechciane trafią do spamu. 
    </p>
    <p>Filtry mogą automatycznie:</p>
    <ul>
        <li>Przypisywać wiadomości do konkretnej osoby lub zespołu</li>
        <li>Przenosić do wybranego folderu</li>
        <li>Oznaczać statusem lub tagiem</li>
        <li>Oznaczać jako spam (blokada nadawcy)</li>
        <li>Ustawiać priorytet</li>
    </ul>
    <p>Filtry są sprawdzane na podstawie: adresu nadawcy, tematu, treści wiadomości, załączników.</p>

    <h4 id="crm">Powiązania z CRM</h4>
    <p>
        Moduł Mail jest zintegrowany z CRM, co umożliwia:
    </p>
    <ul>
        <li><strong>Automatyczne przypisywanie do klienta</strong> – system rozpoznaje adres email i łączy wiadomość z istniejącym kontaktem</li>
        <li><strong>Historię komunikacji</strong> – wszystkie maile z danym klientem widoczne w jego karcie</li>
        <li><strong>Powiązanie z zadaniami</strong> – możesz połączyć email z zadaniem w module Zadania</li>
        <li><strong>Tworzenie zadań z emaila</strong> – szybkie utworzenie zadania na podstawie wiadomości</li>
    </ul>

    <h4 id="zaplanowane">Zaplanowane wysyłanie</h4>
    <p>
        Możesz napisać wiadomość i zaplanować jej wysłanie na konkretny dzień i godzinę. Jest to przydatne gdy:
    </p>
    <ul>
        <li>Chcesz wysłać email w godzinach pracy odbiorcy (inna strefa czasowa)</li>
        <li>Przygotowujesz komunikację z wyprzedzeniem</li>
        <li>Chcesz uniknąć wysyłania maili w nocy</li>
    </ul>
    <p>Zaplanowane wiadomości możesz edytować lub anulować do momentu wysłania.</p>

    <h4 id="udostepnianie">Udostępnianie emaili</h4>
    <p>
        Możesz wygenerować <strong>publiczny link</strong> do wiadomości email, który możesz udostępnić osobom spoza systemu.
    </p>
    <ul>
        <li>Link jest ważny przez 7 dni</li>
        <li>Maksymalnie 100 otwarć na link</li>
        <li>Przydatne do udostępniania potwierdzeń, ustaleń lub załączników</li>
    </ul>

    <h4 id="funkcje" style="margin-top: 30px; padding-top: 20px; border-top: 1px solid #ddd;">Przydatne funkcje</h4>
    
    <p><strong>Autouzupełnianie odbiorców</strong></p>
    <p>
        W trakcie pisania maila, w polu DO system szuka w kontaktach pasujące słowa w polach: email, nazwa, nazwa skrócona, imię, nazwisko, części emaila (podzielone na kropkach, myślnikach i @), numerze telefonu i nazwie klienta. System pokaże pasujące kontakty (do 30 rekordów) od tych, do których najczęściej piszemy maile.
    </p>

    <p><strong>Archiwizuj i następny</strong></p>
    <p>
        Przycisk "Archiwizuj i następny" pozwala szybko przetwarzać wiadomości – po zarchiwizowaniu system automatycznie otwiera kolejną wiadomość z inboxu.
    </p>

    <p><strong>Pobieranie załączników</strong></p>
    <p>
        Możesz pobrać wszystkie załączniki z wiadomości (lub całego wątku) jako jeden plik ZIP.
    </p>

    <p><strong>Drukowanie i PDF</strong></p>
    <p>
        Wiadomości można wydrukować lub wyeksportować do PDF – pojedynczo lub cały wątek.
    </p>

    <p><strong>Kod źródłowy (EML)</strong></p>
    <p>
        Dla zaawansowanych użytkowników dostępny jest podgląd surowego kodu źródłowego wiadomości (nagłówki, struktura MIME).
    </p>

    <p><strong>Śledzenie aktywności</strong></p>
    <p>
        System rejestruje historię zmian: kto przeczytał email, kto zmienił przypisanie, kto dodał notatkę. Historia jest dostępna w szczegółach wiadomości.
    </p>

</div>